Ketterät menetelmät – kirjaimellisesti vai soveltaen
Kiitos, kun luet blogiani! Mikäli sinulla tulee kysyttävää tai kaipaat apua ketterän toimintatavan edistämisessä, ota rohkeasti yhteyttä.
Kuva: Olivier Le Moal
Ketterät menetelmät ovat jo tulleet pysyvästi osaksi monien organisaatioiden arkea. Lisäksi, itse olen käytännössä nähnyt, että aiempaan ei enää halutakaan palata, kun aidosti ketterää tekemistä on päästy kokeilemaan.
Olen törmännyt siihen, että ketterä koetaan ismiksi, ja siitä on tullut joillekin kirosana. Pelkään, että negatiivinen kaiku termin ympärillä voi estää tutustumasta filosofiaan, vaikka se olisi kuinka hyödyllinen. Ajattelinkin siksi hieman avata, mistä ketterissä toimintatavoissa on pohjimmiltaan kyse ja miten ketterää voi arjessa soveltaa. – Toivottavasti saat tästä uuden näkökulman. Tavoitteeni on innostaa mahdollisimman monia kokeilemaan, aluksi vaikka vain oman arjen sujuvoittamiseksi.
Iteratiivinen prosessi – ketteryyden ydin
Ketterä tekeminen perustuu iteratiiviseen eli toistuvaan prosessiin. Tekemisessä toistetaan seuraavia vaiheita: tavoitteen määrittely, kehittäminen, testaaminen, arviointi ja oppiminen. Prosessia kuvataan usein jatkuvana ketjuna toisiaan seuraavia syklejä (Kts. kuva alla). Kuvauksissa vaiheiden määrä voi vaihdella, mutta prosessin idea säilyy samana. Aluksi on aina jokin ratkaistava ongelma. Sen ratkaisuun liittyen määritellään tavoite, joka on mahdollista saavuttaa käytettävissä olevan ajan puitteissa. Ratkaisua kokeillaan, ja kokeilun jälkeen arvioidaan yhdessä ratkaisun toimivuutta ja koko läpikäydyn prosessin onnistumista. Tämän pohjalta päätetään seuraavasta tavoitteesta ja sovitaan tarvittavista muutoksista.
Moni varmaan havaitsi, että ketterän prosessi muistuttaa hyvin pitkälti oppimisprosessia. Oppimisprosessi se onkin. Tavoitteena on pienien, nopeiden kokeilujen kautta oppia mahdollisimman paljon ja löytää paras ratkaisu ongelmaan.
Kuva: Iteratiivinen prosessi ja jatkuva oppiminen
Ketterä toimintatapa mahdollistaa nopean ja systemaattisen oppimisen yhteistyön avulla. Se, mikä tekee mielestäni ketterästä toimintavasta erityisen voimallisen ja miksi suosittelen jokaista kokeilemaan sitä, on jatkuva palauteprosessi.
Luonnollinen osa ketterää tekemistä on jokaisen syklin lopuksi tapahtuva reflektio eli toiminnan arviointi. Arviointiin osallistuvat kaikki toimijat ja jokaisen mielipide on samanarvoinen. Kaikki arvioivat tekemistä niin onnistumisen kuin kehitystarpeenkin näkökulmasta. Tämän jälkeen kaikkien antamat palautteet käydään yhdessä läpi ja sovitaan tarvittavista muutostoimenpiteistä. – Jo kerran toteutettuna yhteisreflektio on voimallinen. Kun se toteutetaan systemaattisesti jokaisen syklin päätteeksi, syntyy siitä prosessi, joka ei pelkästään tehosta oppimista, vaan luo yhteenkuuluvuuden tunnetta ja lisää psykologista turvallisuutta. Toki prosessi myös nopean kehityssyklin ansiosta tuottaa perinteistä nopeammin ratkaisuja loppuasiakkaille.
Ketterät toimintamallit ja filosofiat
Ketterään tekemiseen liittyy paljon englanninkielisiä termejä, jotka tuntuvat välillä menevän iloisesti sekaisin. En tarjoa koko sanastoa, mutta ajattelin listata yleisimmät toimintamallit ja kuvata ne lyhyesti. Kaikilla on omat piirteensä, vaikka iteratiivinen prosessi niitä yhdistääkin.
Ketterän filosofian ympärille on rakennettu erilaisia toimintamalleja:
Agile = Tarkoittaa ketterää. Iteratiivinen lähestymistapa tuotteen tai palvelun rakentamiseen. Sykli, jossa toistuvat aiemmin mainitut prosessin osat. Jokaisen syklin eli kierroksen aikana opitaan lisää.
DevOps = Jatkuva kehitysmalli, jossa valmiit tuotteet viedään testauksen jälkeen heti tuotantoon, eikä odoteta sprintin päättymistä. IT ja ohjelmistokehitys pyrkivät integroimaan prosessinsa nopeuden ja laadun kasvattamiseksi. Tekemistä pyritään automatisoimaan ja vakauttamaan mahdollisimman paljon.
Kanban = Useissa eri toimintatavoissa hyödynnetty taulu, johon tehtävät jaotellaan vaiheiden mukaan. Kanban auttaa visualisoimaan suunnitellut tehtävät, aikatauluttamaan ja seuraamaan toteutuksen etenemistä.
Lean = Toimintamalli ja filosofia, jonka keskiössä on arvon tuottaminen asiakkaalle turhaa tekemistä, hukkaa poistaen. Kanban on tässä tärkeä työkalu.
Scrum = Tiimitasoinen toimintamalli, joka perustuu tiiviisiin iteraatiokierroksiin, sprintteihin. Sprintin tavoite ja tehtävät määritellään alussa. Sprintin aikana ei oteta uusia tehtäviä, mutta sprintille varataan hieman aikaa yllätyksille. Yhden sprintin kesto on yleensä 1-4 viikkoa.
Safe (Scaled Agile Framework) = Melko hierarkkinen, portfolioperustainen malli ketterien käytäntöjen skaalaamiseen yritystasolla. Tarjoaa käyttövalmiit prosessit ja roolit. Soveltuu esim. Scrum tai Lean -mallin skaalaamiseen.
Ketteriä toimintamalleja on tosiaan mallinnettu useista eri näkökulmista. Valmiit mallit tarjoavat hyvän pohjan silloin, kun organisaatiossa ei ole aiempaa ymmärrystä ja halutaan lähteä kokeilemaan ketterää toimintatapaa. Valmiin mallin istuttaminen organisaatioon vaatii kuitenkin paljon panostusta ja vastaa laajuudeltaan organisaatiomuutosta. Puhutaan suuresta muutoksesta, kerralla. Tämän vuoksi olenkin taipuvainen näkemään valmiin mallin käyttöönoton sellaisenaan ismiin nojaamiseksi.
Haluankin heittää kysymyksen: Voisiko ketteriä toimintatapoja ottaa käyttöön ketterää filosofiaa soveltaen, vähitellen kokeillen ja oppien? Itse kannatan vahvasti kokeilun kautta etenemistä kaikessa. Kokemuksieni perusteella uskon, että pienin askelin kokeillen löytyy se juuri minulle, meidän tiimille ja meidän organisaatiolle sopiva tapa.
Mitä, jos asiaa katsottaisiin aivan eri näkökulmasta?
Tämä voi tuntua kaukaa haetulta, mutta kokeillaan silti… Arjessa lähes jokainen meistä laittaa ruokaa. Kun opettelemme ruoanlaittoa tai uudenlaisia ruokalajeja, nojaudumme vahvasti reseptiikkaan. Monelle lienee tuttuja seuraavat ruoanlaiton vaiheet:
Luet uuden reseptin ymmärtääksesi, miten ruokalaji valmistetaan.
Hankit ainekset ja varmistat, että sinulla on käytettävissäsi valmistukseen tarvittavat välineet.
Mietit aikataulun valmistamiselle.
Valmistelet keittiön.
Valmistat ruoan reseptin ohjeiden mukaisesti.
Saatat miettiä, miten tämä liittyy millään tavoin ketteryyteen. – No, katsotaanpa. Mikäli ruokalaji miellyttää, päätät todennäköisesti tehdä sitä toistekin. Saatat kuitenkin miettiä valmistusprosessia ja toteat, että voit oikaista seuraavalla kerralla parissa kohdassa, ilman että se vaikuttaa lopputulokseen.
Seuraavalla kerralla tehdessäsi samaa ruokalajia toistat jo osittain tutut vaiheet, hieman nopeammin. Oikaiset parissa kohdassa ja nautit lopputuloksesta. Jälkikäteen mietit, että oikaiseminen oli toimiva ratkaisu ja päätät tehdä niin myös seuraavalla kerralla.
Kolmannella kerralla muistat jo lähes kaikki vaiheet ja tarkistat vain nopeasti, että muistat ne oikein. Ruoanvalmistus tuntuu jo sujuvan rutiinilla, ja saatat innostua hieman improvisoimaan tehdäksesi annoksesta entistä paremman. Jälkikäteen arvioit ehkä maustamisen suhteen tekemiäsi improvisointeja. Mietit, miten seuraavalla kerralla pääsisit vielä parempaan lopputulokseen. – Kuulostaako tutulta?
Tarinaa voisi jatkaa lähes loputtomiin. Mitä enemmän laitat ruokaa, sitä nopeammin ja enemmän huomaat soveltavasi reseptejä ja luottavasi omiin tapoihisi.
Sait toivottavasti kiinni ajatuksesta, jonka halusin jakaa ketteriin menetelmiin liittyen. Ketterä toimintatapa perustuu samanlaiseen oppimiseen jatkuvien kokeilujen kautta. – Kun kokeilet rohkeasti ja pohdit aina lopuksi, miten voisit parantaa, taidot kasvavat, ajattelusi muuttuu, voit soveltaa enemmän ja löytää itsellesi parhaimmat ratkaisut.
Kokeilemisen iloa!
Lähde kokeilemaan ketterää toimintatapaa rohkeasti. Jos ei heti töissä, kokeile vapaa-ajalla,
vaikka ruokaa laittaessasi.