Kiitos, kun luet blogiani! Mikäli sinulla tulee kysyttävää tai kaipaat apua ketterän toimintatavan edistämisessä, ota rohkeasti yhteyttä. 

Kuva: @muchomor / iStock

Nopeaa reaktiokykyä tarvitaan, kun toimintaympäristö muuttuu yllättäen, asiakkaan tarpeet muuttuvat tai kilpailutilanne muuttuu. Ketterät menetelmät tarjoavat työkaluja nopean muutoksen aikaansaamiseksi. Esittelen tässä blogissa retrospektiivin eli strukturoidun reflektion.
Varoitus: Kokeileminen saattaa johtaa positiiviseen riippuvuuteen.

Reflektiossa kyse on menneen toiminnan kriittisestä arvioinnista ja siitä oppimisesta. Retrospektiivi puolestaan on ohjelmistokehitystiimeiltä tuttu työkalu, joka ohjaa reflektoimaan ennalta määritellyn rakenteen mukaisesti.

Käytännössä hyväksi todettu työkalu

Olen viimeisen 12 kuukauden aikana reflektoinut kaikkea varmaan enemmän kuin koskaan aiemmin. Laskeskelin, että jaksoon mahtuu yli 40 tiimin tai projektin retrospektiiviä, 28 coachingreflektiota ja tämän vuoden puolella jo 12 viikoittaista oman tekemisen reflektiota retrospektiiviä soveltaen.
–Aika moinen määrä. 🤩 Silti väitän, että yksikään minuutti ei ole mennyt hukkaan.

Reflektion ansiosta säästyimme tiimiinä turhalta työltä, ja muutimme nopeasti suuntaa. Opimme toisistamme, ja meille sopivista tavoista toimia. Yhdessä pystyimme tehostamaan toimintaa säilyttäen tekemisen mielekkyyden.

Yrittäjänä saan reflektion avulla viikoittain itseltäni palautetta omasta työstäni. Iloitsen onnistumisista ja ideoin toimenpiteitä tekemisen kehittämiseksi. Reflektio retrospektiivin muodossa konkretisoi mielestäni tekemistä erityisen hyvin.

Suosittelen kokeilemaan reflektiota sekä oman että tiimin toiminnan kehittämiseksi.

Yksinkertainen reflektioprosessi

Parhaat työkalut ovat todella yksinkertaisia. Teho syntyy siitä, miten niitä käytetään. Tämän työkalun teho voimistuu systemaattisen toiston avulla.

Yksilölle:

1. Varaa kalenteriin aikaa 15-20 min. suosittelen buukkaamaan heti 4 peräkkäistä kertaa haluamallasi välillä. Itselläni jatkuva varaus kerran viikossa.

2. Kirjoita ylös asiat, jotka a) menivät hyvin eli missä onnistuit tai b) olisivat voineet mennä paremmin.

3. Käy asiat uudellen läpi, ja kirjoita ylös toimenpiteet joiden avulla onnistut jatkossa entistäkin paremmin.

4. Ideat, joihin et nyt pysty tarttumaan, mutta haluat säästää, voit laittaa omaan laatikkoon talteen.
   
   > Seuraa toimenpiteiden toteutumista seuraavilla kerroilla.

Tiimin kanssa:

1. Varaa kalenteriin aikaa 30 min. Suosittelen buukkaamaan heti 4 peräkkäistä kertaa haluamallasi välillä.

2. Pyydä jokaista tiimissä kirjoittamaan ylös asiat, jotka a) menivät hyvin eli missä onnistuitte tai b) olisivat voineet mennä paremmin.
   Asiat voi kirjoittaa post-it -lapuille tai virtuaalisesti digitaaliselle valkotaululle, esim. Miro tai voitte myös käyttää erillistä retrospective-työkalua (usein maksullisia).

3. Pyydä jokaista käymään suullisesti läpi omat lappunsa. Aikaa 1-2 min per henkilö.

4. Ideoikaa lopuksi yhdessä muutama tärkein toimenpide, joilla onnistutte jatkossa entistä paremmin. Sopikaa vastuuhenkilöt ja aikataulu.

5. Ideat, jotka halutaan säästää, mutta joihin ei pystytä nyt tarttumaan, voidaan tallettaa omaan osioon.
   
   

   > Seuratkaa toimenpiteiden toteutumista seuraavilla kerroilla.
   
   Vinkki: Lyhyt aika (30 min) ja toistuvuus auttavat pitämään läpikäynnin napakkana ja keskittymään sillä hetkellä tärkempään. Kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla.

Syitä, miksi suosittelen jatkuvaa reflektiota:

• Todella nopea tapa saada & antaa palautetta - jopa itselle.

• Varmistaa keskittymisen oikeisiin asioihin ja tuloksellisen toiminnan.
  > Kun havaitaan, että mennään väärään suuntaan tai jokin toiminnassa ei ole järkevää, pystytään reagoimaan nopeasti ja muuttamaan toimintaa.

• Kaikki tekemiseen osallistuvat saavat äänensä kuuluville.
  > Jokaisen kommentit käydään tasapuolisesti läpi, ja toimenpiteet sovitaan yhdessä

• Luottamuksen kasvaessa uskalletaan haastaa. Parhaat tulokset saavutetaan juuri näkemyserojen ansiosta.
  > Ei tehdä hölmöjä juttuja Joojoo-kerhon vuoksi. Toiminnan kriittinen tarkastelu tulee luonnolliseksi osaksi arkea.