Osaaminen ja motivaatio -työkalu suorituksen johtamisen tukena
Kiitos, kun luet blogiani! Mikäli sinulla tulee kysyttävää tai kaipaat apua ketterän toimintatavan edistämisessä, ota rohkeasti yhteyttä.
Kuva: @imiankuik / Unsplash
Tapasin äskettäin yrittäjäkollegani, jonka haasteena oli, miten ylläpitää tiimin motivaatio. Heillä on ollut vuoden aikana organisaatiossa suuria muutoksia. Bisneksellä menee hyvin, joten sikäli ei ole huolta. Kollegani olikin tyytyväinen nykytilaan, mutta tiedosti, että nyt kun menee hyvin täytyy varmistaa, että näin on myös tulevaisuudessa. – Aivan ihanaa, että hän on proaktiivisesti liikkeellä. Moni nauttii nykytilasta, ja reagoi vasta pakon edessä.
Itselleni tulivat mieleen tilanteet, joissa olin itse pähkäillyt tiimini motivaation varmistamisen kanssa. Tosin bisneksellä ei silloin mennyt hyvin, joten keitossa oli ylimääräisiä ainesosia. Onnekseni sain tuolloin ihan timanttisen ja super yksinkertaisen työkalun esihenkilöltäni. Kiitos Tero! Sitä olen hyödyntänyt ever since, myös työn ulkopuolella.
Päätin jakaa teille tuon työkalun, ja oman tapani käyttää sitä. En väitä, että se on ainoa oikea. Se on minun tapani, ja olen todennut sen toimivaksi omalla kohdallani. Rohkaisen sinua etsimään sinulle sopivan tavan.
Osaaminen & Motivaatio (O&M) -työkalu
Luo yhteisen, jaetun näkemyksen henkilön osaamisesta ja kiinnostuksen kohteista.
Tarjoaa mainion mahdollisuuden ymmärtää kiinnostuksen taustalla olevia syitä ja kysyä henkilön tulevaisuuden tavoitteita.
Esihenkilö pystyy huomioimaan kiinnostuksen kohteet tulevaisuuden suunnitelmia tehdessään. Erityisesti ne auttavat nopeissa muutostilanteissa.
Olen käyttänyt O&M-työkalua yhdessä tiimiläisteni kanssa luottamuksellisesti, kahden välisen keskustelun tukena. Omalla kohdallani hyödyin työkalun käytöstä nopeissa muutostilanteissa erityisesti korona-pandemian alettua, kun tehtävät muuttuivat nopeassa tahdissa, ja tilanteisiin täytyi reagoida saman tien. Eteen tuli toistuvasti tilanteita, joissa jollekin uudelle tehtävälle piti löytää saman tien tekijä. Käytyäni O&M-keskustelut, tiesin kuka oli kiinnostunut mistäkin ja mitkä olivat ehdottomia inhokkeja.
O&M-työkalu helpottaa esihenkilön arkea
Paineisissa tilanteissa työntekijän voi olla vaikea sanoa esihenkilölleen, että hän ei halua ottaa jotain uutta työtehtävää vastaan. Mikäli esihenkilöllä on etukäteen tiedossa, että kyseessä oleva tehtävä ei ole hänelle motivoiva, helpottaa se tilanteen käsittelyä molempien kannalta. Tällöin voidaan avoimesti puhua, että vaikka ei tykkää hommasta, tekee sitä hetken ja sopia, että etsitään yhdessä parempaa ratkaisua. Todellisuudessa eteen tulee joka tapauksessa tilanteita, joissa on pakko löytää tekijä tehtävään, johon ei ole halukkaita.
Mutta siis se O&M-työkalun käyttö, mennään siihen :D
* * *
Näin käytät Osaaminen & Motivaatio -työkalua
Aloita esittelemällä tiimillesi O&M-työkalu, ja keskustele miksi haluat käyttää sitä yhdessä heidän kanssaan. Vasta, kun toteatte olevanne yhdessä valmiita, voit startata prosessin.
Vaihe 1: Henkilö kirjaa itsenäisesti ylös omat osaamisensa
Pyydä tiimiläistäsi varaamaan rauhallinen hetki ja kirjaamaan ylös osaamisensa. Apunaan hän voi käyttää mm. ansioluetteloaan, miettiä harrastuksiaan tai luottamustehtäviään, sekä kysyä kavereiltaan. Mikäli listassa on tämän jälkeen enemmän kuin 30 osaamista, suosittelen yhdistelemään yksittäisiä osaamisia/taitoja laajemmiksi kokonaisuuksiksi. Osaamiset kannattaa sanottaa mahdollisimman tiiviisti. Näin niitä on helpompi käsitellä myöhemmin.
Kun lista on valmis, henkilö kirjoittaa osaamisensa post-it lapuille. Yksi osaaminen per lappu. Tai mikäli tuleva keskustelu käydään etänä, voitte käyttää esim. Miro-valkotaulua ja kirjata sinne yksi osaaminen per sticky note. Tai yksinkertaisimmillaan myös PowerPoint käy, ja yksi osaaminen per laatikko, niin että kaikki mahtuu yhdelle sivulle.
- KUn osaamiset ovat yksittäisillä lapuilla ja yhteinen osuus voi alkaa.
Vaihe 2: Yhteinen keskustelu F2F tai Teamsin välityksellä.
Suosittelen varaamaan n. kaksi tuntia (2h), jotta voitte edetä kiireettömästi.
a) Piirrä ensin nelikentän x-akseli eli osaamisakseli
Pyydä henkilöä asettamaan osaamisensa sopiiin kohtiin akselilla “vähän osaamista – paljon osaamista” ja samalla kertomaan, mitä osaamista kukin lappu kuvaa. Laput kannattaa jatkotyöstön helpottamiseksi sijoittaa varsinaisen viivan alapuolelle (laatikot mallina).
Tämä harjoituksen aikana voit kysyä tarkentavia kysymyksiä osaamisen tasosta, jotta ymmärrät, mikä henkilön todellinen osaamistaso on eri asioiden kohdalla.
b) Piirrä seuraavaksi nelikenttä valmiiksi, ja laita y-akseliksi Motivaatio.
Pyydä henkilöä siirtämään laput Motivaatio-akselillä oikeaan kohtaan niin, että sijainti Osaaminen-akselilla (x-akseli) säilyy ennallaan. – Toki on mahdollista, että laput siirtyvät myös Osaaminen-akselilla tässä vaiheessa. Tärkeintä on, että henkilö perustelee, miksi hän haluaa siirtää ko. osaamisen mihinkin kohtaan.
c) Kun laput on aseteltu, käykää yhdessä lopputulos läpi.
Sanoita lopputulos jotakuinkin seuraavasti:
“Nelikentän oikeassa ylälaatikossa on tähtiä, asioita, jotka motivoivat ja joissa sinulla on vahva osaaminen, asiantuntijuus.”
“Oikeassa alalaatikossa on asioita, joihin sinulla on vahva osaaminen, mutta ne eivät enää motivoi. Niistä on tullut rutiineja.”
“Vasemmassa alalaatikossa on asioita, joissa osaaminen on vähäistä, mutta niin motivaatiokin. Näitä asioita sinun on tullut kokeiltua, mutta ne eivät sytyttäneet. Kutsutaan niitä pakkopulliksi.”
“Vasemmassa ylälaatikossa on asioita, joissa osaamista on toistaiseksi vähän, mutta jotka kiinnostavat paljon. Täällä voi olla sinua motivoivia osaamisalueita, potentiaaleja. Niistä voi kehittyä tulevaisuuden Tähtiä.”
Pyydä henkilöä reflektoimaan hetki, vastaako aikaansaatu kokonaisuus hänen käsitystään vai haluaisiko hän muuttaa jotain. Pyydä myös perustelemaan.
d) Keskustelkaa, miten henkilön nykyinen työnkuva vastaa hänen osaamis-motivaatio-asetelmaansa ja miten työnkuvaa voitaisiin kehittää
Hyvässä tilanteessa valtaosaan työnkuvan vastusta tarvitaan tähdet ja rutiinit -laatikoiden osaamista. Aina pitäisi kuitenkin olla myös jotain potentiaalilaatikon osaamista vaativaa, jotta säilyy motivaatio kehittymiseen. Mikäli pakkopulla-laatikossa on liikaa asioita, olet todennäköisesti löytänyt selkeän syyn tyytymättömyyteen, ja sinulla on nyt mahdollisuus vaikuttaa siihen.
Mikäli nykyinen työnkuva on täysin epämotivoiva henkilön osaamis-motivaatio-asetelman kannalta, suosittelen sopimaan saman tien uuden keskustelun, jotta molemmat voitte etsiä keinoja sen muuttamiseksi.
Mikäli työnkuva on jo oikean suuntainen, ovat muutosajatukset todennäköisesti pienempiä. Pohdinnan alla voi olla esim.
Uuden osaamisalueen vahvistaminen koulutuksen avulla ja sen jälkeen hyödyntäminen nykyroolissa
Muiden henkilöiden kouluttaminen, oman osaamisen jakaminen
”Pakkopullien” siirtäminen vähitellen jonkun toisen vastuulle
Sopivien rutiinien säilyttäminen
Tähän on päättynyt omalla kohdallani ensimmäinen keskustelu.
* * *
Tässä vaiheessa minulla on ollut ymmärrys osaamisen tasosta ja kiinnostuksen kohteista. Kun olen käynyt keskustelun kaikkien tiimiläisten kanssa, olen pystynyt arvioimaan, puuttuuko tiimistä jotain tulevaisuuden kannalta olennaista osaamista. Tulevaisuuden osaamisvaatimukset tulevat osittain yrityksen johdon suunnalta, osittain omina havaintoina ympäristöstä mm. teknologisen kehityksen osalta.
Miksi tykkään Osaaminen & Motivaatio -työkalusta?
O&M:n avulla olen pystynyt nopeasti ymmärtämään, mitä osaamista tiimissämme on ja kuinka paljon. Lisäksi minulla on ollut käsitys kaikkien kiinnostuksen kohteista. Kun tällaisen keskustelun käy luottamuksellisen ilmapiirin vallitessa, hyvässä hengessä, saa rehellisiä vastauksia. Kannattaa siis avoimesti kertoa, miksi tällainen keskustelu käydään ja mihin tuloksia aikoo käyttää.
O&M-nelikentän jatkokäyttö
Kun O&M-nelikenttä on kerran luotu, kannattaa se pitää mukana kehitys- ja onnistumiskeskusteluissa. Nelikenttää on hyvä välillä päivittää uuden osaamisen kertyessä ja kiinnostuksen kohteiden muuttuessa.
O&M-nelikentät voidaan jakaa myös tiimin sisällä kaikkien kanssa ja käydä keskustellen läpi. Tämä voi parantaa tiimin suorituskykyä, sillä se tuo piilo-osaamista näkyväksi. Jakamisesta on kuitenkin hyvä keskustella kaikkien kanssa yhdessä etukäteen, ja antaa jokaisen itse jakaa oma nelikenttänsä.
Kokeilemisen iloa työkalun kanssa!
Toivottavasti innostuit ja haluat kokeilla tätä työkalua. Sovella rohkeasti sitä itsellesi sopivaan tapaan.
Haluan vielä näin lopuksi muistuttaa, että vaikka kyseessä on hyvin yksinkertainen työkalu, muista koko ajan vahva luottamuksellisuus. Ja, että nimenomaan keskustelut ovat se taikasauva, mikä tekee tästä työkalusta niin huikean.
Varaa siis aikaa, keskity kuuntelemaan ja ole aidosti läsnä.
Olette molemmat sen arvoisia!