Kiitos, kun luet blogiani! Mikäli sinulla tulee kysyttävää tai kaipaat apua ketterän toimintatavan edistämisessä, ota rohkeasti yhteyttä. 

Kuva: iStock, Brian A Jackson

Ketterä toimintamalli tuo lisää tehokkuutta ja tuloksia. Allekirjoitan väitteen. Olen kokenut muutoksen käytännössä. Siksi ymmärrän hyvin, että moni organisaatio haluaa toimia ketterästi. Yleisin tapa siirtyä ketterään toimintamalliin vaikuttaa olevan valmiiksi määritellyn mallin, kuten Scrum, SAFE tai vastaava käyttöönotto. Yllättävän moni organisaatio on kuitenkin 1-1,5 vuoden sisällä myös luopunut mallista. Miksi?

Kevään aikana käymissäni keskusteluissa ovat toistuneet samat elementit liittyen ketterien menetelmien käyttöönottoon tai niistä luopumiseen. Päätinkin tiivistää elementit yhdeksi tarinaksi. Vaikka tarina saattaa tuntua tutulta, se ei siis ole yhden yrityksen tarina, vaan yhdeksän yrityksen tarinan summa.

Lentolippu ketterään ja sieltä takaisin

“Yritys Acme palkkaa uuden digijohtajan, joka haluaa tuoda organisaatioon ketterän toimintatavan. Ensin mietitään uusi organisaatiorakenne, koulutetaan työntekijät ja rekrytoidaan pari ketterän toimintatavan jo osaavaa. Edetään vauhdilla, sillä liikkeelle halutaan päästä nopeasti. Ketterää toimintatapaahan tässä haetaan.

Startti tehdään komeasti. Koko henkilöstölle yhteinen info ja lehdistötiedote. Mahtavaa, tästä se lähtee. Kaikki työntekijät käyvät puolen päivän koulutuksen sillä aikaa, kun johto valmistelee portfoliota eli asettaa tavoitteet. Niitä tulee aika monta, mutta kyllähän isosta panostuksesta täytyy tulla myös tuloksia.

Ensimmäiset yhteiset suunnittelupäivät sujuvat mukavasti jutustellen, vaikka kukaan ei ehtinyt tai vielä osannut oikein valmistautua. Saadaan kuitenkin pilkottua tavoitteet aikataulutetuiksi toimenpiteiksi. Toteutus eli toimitusjuna etenee ensimmäisellä kierroksella varovasti ja hieman yskien. Tavoitteista yksi saavutetaan, mutta muut jäävät toiselle kierrokselle. Ei haittaa, tässä vasta opetellaan.

Seuraavilla kierroksilla parannetaan, mutta ei edelleenkään päästä kaikkiin tavoitteisiin. Puoli vuotta kuluu, mutta tehot eivät ole lisääntyneet. Paine kasvaa. Osa työntekijöistä on saanut uudesta tavasta kiinni, osa haikailee vanhaan malliin. Kiire vaivaa kaikkia. Rekrytoidaan lisää tekijöitä, jotta kaikki työ ehdittäisiin tehdä.

Vuoden kohdalla Acmen toimitusjohtaja toteaa, että ei ole vakuuttunut ja näyttää toimintamallille Stop-merkkiä. Hän on etsinyt uusia keinoja tehostaa toimintaa. Suunnitelmiin liittyen on tehty jo uusi organisaatiokaaviokin. Muutos perustellaan tarpeella tehostaa toimintaa entisestään.”

Kuulostaako tutulta?

Liikkeelle lähdettiin nopeasti ja muutos toteutettiin isosti. Kaikki olivat mukana ja heidät koulutettiin. Miksi ketterä toimintatapa ei tuonut odotettua tehokkuutta? Yllä olevassa tarinassa en mene syvemmälle yksityiskohtiin, sillä syyt voivat olla hyvin erilaisia. Yksi kuulemiani tarinoita yhdistävä tärkeä tekijä kuitenkin on, ettei arkeen saatu jalkautettua aidosti ketterää prosessia. Muutos tarjoiltiin ylhäältä. Valmiiksi määritellyssä toimintamallissa oli roolit ja prosessit. Yhtä aikaa opeteltiin uutta toimintamalleja ja rooleja sekä yritettiin saavuttaa tavoitteet. Työntekijöiden energiaa kului uuden toimintamallin lisäksi uuteen rooliin, uusiin kollegoihin ja esihenkilöön, haastaviin tavoitteisiin. Jokainen tällaisen kompleksisen muutoksen keskellä ollut tietää, ettei energiaa riitä kaikkeen, vaikka kuinka haluaisi.

Miten arjen toimintatavan saa muutettua?

Kirjoitin ketteristä menetelmistä aiemmassa blogissani. Prosessielementit, jotka saavat aikaan ketterän lupaamat tehot, ovat: 1. tavoitteiden määrittäminen, 2. kokeilu ja 3. jatkuva palauteprosessi. Kaiken tämän keskiössä ovat ihmiset.

Toimintatapamuutos vaatii tietoa, käytännön kokeiluja ja niistä oppimista, yhdessä. Ei siis riitä, että töitä aletaan tekemään jaksoissa (sprintit) tai työtä pilkotaan pienempiin osiin. Itse tekemisen tapaan täytyy kiinnittää huomiota ja kehittää sitä. Ketterän toiminnan ydin on jatkuva vuorovaikutus ja palautesykli. Ne eivät ole perinteisille organisaatiolle luontaisia ja sen vuoksi niiden rakentamiseen täytyy panostaa erityisesti.

Ajattele isosti, mutta etene pienin askelin

Jos haluat pysyviä tuloksia, lähde liikkeelle pienimmästä mahdollisesta tavoitteesta ja kasvata vähitellen. Tämä saattaa kuulostaa järjettömältä. Käytäntö on kuitenkin osoittanut sen toimivaksi. Isot kerralla tehtävät muutokset ovat lähtökohtaisesti haastavia. Ne vaativat paljon valtavia panostuksia, usein myös rahaa. Mikäli rahat loppuvat liian aikaisin, on todennäköisesti edessä paluu vanhaan. Kun malttaa ajatella riittävän isosti ja toimia pienesti, saa kestäviä tuloksia.

Eli ensimmäiseksi, aseta toimintaan liittyvä pidemmän aikavälin tavoite (visio). Millaista toimintatapaa tavoittelemme? Tai ehkä paremmin, mitä uusi toimintatapamme mahdollistaa? Itse toimintatapaa on vaikea määritellä, sillä se rakentuu käytännössä kokeilujen kautta. Tavoite on hyvä keskustella kaikkien kanssa ja varmistaa, että siitä on yhteinen ymmärrys. Tämän jälkeen voidaan siirtyä tavoittelemaan sitä seuraavan prosessin avulla.

Uuden toimintamallin käyttöönottoon soveltuu hyvin ketterän perussykli:

1. Määritä tavoite

2. Kokeile

3. Arvioi + sovi jatkosta

Valitse jakson pituus, esim. 1-2 viikkoa. Määritä tiimin kanssa toimintaan liittyvä tavoite, joka vie pidemmän aikavälin tavoitetta kohti. Arvioikaa yhdessä, että tavoite on toteutettavissa valitun jakson aikana. Sopikaa tapa, jolla seuraatte jakson aikana tavoitteen toteutumista. Esimerkiksi joka-aamuinen meili, chat, lappu seinälle tms. Jotain pientä, joka pitää tavoitteen mielessä.

Arvioikaa jakson päätteeksi, miten kokeilu sujui. Mikä siinä sujui hyvin? Mitä kannattaisi muuttaa? Sopikaa miten jatkatte tai muutatte toimintaa seuraavan jakson aikana. Jos haluatte, tähän voi hyödyntää myös aiemmasta blogistani löytyvää retrospektiivi-pohjaa.

Oheinen piirros kuvaa, miten palautesykli muuttuu vähitellen rutiiniksi. Sen ylläpitoon tarvittava energia vähenee, kun taas syklin synnyttämät oivallukset ja opit lisääntyvät. Piirros saattaa vaikuttaa optimistiselta, mutta se toteutuu aidosti arjessa. Suosittelen kokeilemaan!

Perehtymisjakso ennen organisaatiomuutosta

Kysymys: Voiko uutta toimintatapaa kokeilla pienesti ennen varsinaista organisaatiomuutosta?
Tällöin itse muutos pilkkoutuisi pienempiin osiin pidemmälle aikavälille. Uskon, että näin myös muutoksen onnistumisen mahdollisuudet kasvaisivat.

Väitän, että uuden toimintamallin käyttöönotto pienin askelin on lopulta se nopein ja tehokkain tapa. Ainoa vika lähestymistavassa on se, että aluksi se vaikuttaa hitaalta, eikä tekeminen ehkä näytä niin makealta. Tämän vuoksi sitä voi joutua perustelemaan. Toisaalta toteutus vaatii erittäin vähän rahallista panostusta, joten se lienee kiinni enemmän tahdosta.

Ketterän syklin ansiosta vähitellen liikkeelle lähtee niin sanottu lumipalloefekti, joka vahvistaa itse itseään. Silloin on saadaan poimia systemaattisen työn tuloksia. Myös työyhteisössä voi melkein käsin tuntea oivallusten ja yhdessä tekemisen synnyttämän positiivisen energian. –Ja tekeminenkin näyttää jo makealta.

Haluan vielä tähdentää, että en tarkoita, että Scrum, SAFE tai muut valmiit ketterän kehityksen mallit olisivat huonoja. Päinvastoin, niiden avulla organisaatio voi toimia hyvin tehokkaasti. Niiden käyttöönoton alussa kannattaa kuitenkin ensin panostaa ketterän toimintamallin juurruttamiseen, ja vasta sitten tehdä organisaatiotasoisia muutoksia. Kuten aiemmin totesin, ketterä filosofia eroaa merkittävästi perinteisestä asiantuntijatyömallista. Siihen siirtyminen ei onnistu hyppäämällä, vaan vaatii harjoittelua. Käytännössä sama logiikka toimii mihin vain organisaatiotason muutokseen, jossa tavoitellaan nimenomaan toimintatapojen uudistamista. Tähän nyt sattui esimerkki SAFe-maailmasta käymieni keskustelujen perusteella.

Ketterästi tuloksia ihmiset huomioiden.

***

Lisää työkaluja ja vinkkejä!
Tammikuun 2023 lopulla ilmestyneestä kirjastani Kokeilukulttuuri - Johda kasvua joka päivä löydät runsaasti aitoja tapausesimerkkejä kokeiluista ja yksinkertaisia työkaluja, joiden avulla pääset nopeasti liikkeelle.